החל משנת 2016, במסגרת הרפורמה בהליכי סליקת הכספים ועדכון כללי התפעול למוצרים הפנסיונים, נקבעו מספר חובות החלות על מעסיקים בכל הנוגע להסדרי הפנסיה של העובדים בחברה או בארגון.
כל מעסיק מחויב לבצע הפקדות למוצרים הפנסיונים של עובדי הארגון בהתאם לדרישות החוק ובמועדים קבועים. על המעסיק חלה חובת דיווח על הפקדת התשלומים ובאחריותו לוודא כי ההפקדות נקלטו באופן תקין בחשבונותיהם של חברות הביטוח השונות ושל העובדים. לשם כך חברות הביטוח מבקרות את תהליך הפקדות הכספים במכשירים הפנסיונים של העובדים בארגון באמצעות העברת משוב למעסיק הנקרא “היזון חוזר”.
אך בנוסף לאחריות על ההפקדות למוצרים הפנסיונים שחלה על המעסיק, הוא אחראי על שלל פעולות נוספות הקשורות במוצרים הפנסיונים של העובדים בהם בחירת המוצר הפנסיוני על ידי כל עובד, שינויים החלים במהלך תקופת עבודתו, שינויים בשכרו וכן בסיום עבודתו בארגון.
לתפעול העניינים הפנסיונים של העובדים בארגון מצטרף גם נושא השיווק הפנסיוני המוצע לכל עובד.
השיווק הפנסיוני ניתן על ידי סוכן ביטוח פנסיוני אשר תפקידו להתאים לכל עובד את המוצר הפנסיוני המתאים ביותר לצרכיו, לגילו, למצבו המשפחתי ולמשתנים נוספים. לאורך תקופת עבודתו של העובד בארגון הוא עשוי להזדקק לשינוי במוצרים הפנסיונים העומדים לרשותו, דבר המצריך את מעורבותו של המעסיק לאורך זמן.
אם כך, על המעסיקים חלה אחריות גדולה מאוד אשר מצריכה מהם זמן יקר והוצאות גבוהות לשם תפעול וניהול תקין של כל ענייניהם הפנסיונים של עובדי החברה או הארגון.
תפקידיו של מנהל הסדר פנסיוני בארגונים ובחברות
מנהל הסדר פנסיוני מעניק שירותים מרוכזים של כל התחום הפנסיוני עבור מעסיקים בחברות וארגונים. מנהל הסדר פנסיוני נוטל על עצמו את האחריות לניהול ותפעול כל העניינים הפיננסים של עובדי הארגון תוך שמירה על האינטרסים של העובדים ושקט נפשי למעסיקים.
תכנית המעסיקים של cover מהווה מנהל הסדר פנסיוני לארגון ואף מעבר לכך. תכנית המעסיקים מציעה פתרונות פנסיוניים למעסיקים שעובדים בשבילכם ובשביל העובדים שלכם. באמצעות התכנית תוכלו ליהנות משקט נפשי בכל הנוגע לעתיד הפנסיוני ולהווה הביטוחי של העובדים ולניהול פשוט ומקצה לקצה – הן בפן השירותי והן בפן התפעולי.
מהם השירותים הניתנים למעסיקים?
ניהול הפקדות ודיווחים
תכנית המעסיקים של cover מעניקה לכם את כל השירותים הדרושים לניהול העניינים והמכשירים הפנסיונים של העובדים שלכם ומספקת שירותי ניהול הפקדות ודיווחים הכוללים העברה חודשית של קובץ שנשלח ליצרנים השונים בהתאם לשיוך המוצרים הפנסיוניים של העובדים וכן טיפול במשובים המתקבלים מכלל היצרנים בנוגע לקליטת הכספים. בנוסף השירות כולל טיפול בהיזונים חוזרים ומיפוי של שגיאות ותקלות בקליטת הכספים. מקרים אלה מטופלים מול יצרני הביטוחים או מול העובד והמעסיק עד לקליטת ההפקדה באופן תקין ומלא.
דוחות הפקדות ואישורי מס
באמצעות תכנית המעסיקים של cover תוכלו לקבל דו”חות מסודרים על ההפקדות וכן אישורי מס על ההפקדות. אישורי המס הינם אישורים המונפקים על ידי יצרניות הביטוחים על תשלומים ששולמו בשנה המבוקשת בשנה המבוקשת עבור תוכניות פנסיה, קרנות השתלמות וקופות גמל. האישורים מפרטים את הסכומים ששולמו לפי סוגי ההפקדות.
טפסי עזר ל-161
טופס 161 ניתן לעובד על ידי המעסיק במקרה של סיום עבודה בחברה או ארגון. לטופס 161 על המעסיק לצרף גם מכתב שחרור כספי פיצויים המופנה אל הקופות בהם צבורים כספי הפיצויים.חשוב למלא את הטפסים באופן מלא ותקין על מנת שהעובד יוכל לממש את זכויותיו לקבל את פיצויי הפיטורין שלו. תכנית המעסיקים של cover מעניקה למעסיק ולעובד שירות מקיף בכל הנוגע לשחרור כספיי הפיצויים במקרה עזיבה של העובד. שירותי התפעול כוללים הכנת דוחות פיצויים תקופתיים, הכנת יתרות פיצויים בסיום עבודה, הכנת טופס 161 למעסיק ועוד.
עמלות סליקה ודמי ניהול נמוכים
בהפרשת הכספים למוצרים הפנסיונים של העובדים, על המעסיק לשלם עמלות סליקה ודמי ניהול בתנאים משתנים ובעלויות משתנות. השירות של cover מאפשר למעסיקים לחסוך בעלויות הכרוכות בתשלומים למוצרים הפנסיונים של העובדים ומציע תנאים משתלמים, עמלות סליקה נמוכות ודמי ניהול נמוכים. בנוסף לחיסכון הכספי של המעסיק, גם לעובדים מוצעות תכניות פנסיוניות בתנאים טובים במיוחד באמצעות יצירת הסכמים מול יצרניות הביטוח השונות ומתן הטבות בדמי הניהול.
בחינת שיעורי הפקדה
השירות כולל גם בחינה שוטפת של שיעורי ההפקדה למוצרים הפנסיונים, ביצוע בקרות ומעקב אחרי העברות הכספים ופיזורם.
בדיקות קבועות של דוחות הפיצול והעלויות הביטוחיות
לעיתים כאשר בארגון קיימים עובדים אשר משוייכים לחברות פנסיוניות שונות, ישנן טעויות בהפקדות למוצרים הפנסיונים. כיום תוכנות השכר הקיימות מאפשרות למנהל החשבונות של הארגון להפיק דו”ח הדומה לתלוש השכר ומפרט בדיוק את גובה הפקדות הנדרשות לביצוע ולאיזו חברת ביטוח. על פי הדו”ח ניתן לדעת בדיוק לאן צריך להפקיד את הכספים ומה הסכום המדויק לכל עובד.
לאחר ביצוע ההעברה יש לשלוח את הדו”חות ליצרניות הביטוח לצורך שיוך כספים. מכיון שמדובר בפעולה מסורבלת ומורכבת אשר פעמים רבות כרוכה בטעויות של המעסיקים ושל חברות הביטוח, חשוב לתת למנהל הסדר פנסיוני מומחה לטפל בכל הקשור לדו”חות הפיצול והעלויות הביטוחויות. תכנית המעסיקים של cover מעניקה שירותים אלה באופן מקצועי ומקיף אשר מונע טעויות רבות של העברות כספים ושיוכם למוצרים הפנסיונים המתאימים.
ניהול ותפעול הפנסיה של העובדים היא לא עניין של מה בכך. מדובר בשלל פעולות מורכבות בעלות חשיבות גבוהה במיוחד על המוצרים הפנסיונים של העובדים בארגון וכן בשמירה על החוקים החלים על מעסיקים בכל הנוגע למוצרים הפנסיונים של עובדיהם. תכנית המעסיקים של cover מהווה תוכנית ניהול פנסיה לעובדים בארגון אשר חוסכת למעסיק זמן יקר, טעויות רבות וכסף רב.
האמור מהווה סקירה לא ממצה של החקיקה והתקנות הרלוונטיות ואין באמור כדי להוות תחליף לייעוץ משפטי או מקצועי. אין להתבסס על האמור בקבלת החלטות כלשהן וכל מסקנה ו/או פעולה על בסיס הכתוב הינה באחריות הקורא בלבד.
